Kurumun gerek kurum içi gerekse kurum dışı tüm resmi yazışmalarının takip edildiği, e-İmza uygulamaları ile fiziki evrak dolaşımına son vermeyi olanaklı kılan sisteminizde;

• Kurum bünyesindeki birimler 1991/7 sayılı Başbakanlık genelgesinde belirtilen “Haberleşme Kodu” standartlarına göre işlem görmektedir.
• Belgelere ait tanımlalarda, Standart Dosya Planında bulunan Dosya kodlamaları kullanılmaktadır.
• Belge tanımlamalarında, nitelikleri itibarıyla cevap verilmesi gerekenler için cevaplanma süreleri tanımlanmaktadır. Bu sayede cevap bekleyen yazışmalar sistem tarafından kullanıcıya bildirilmektedir.
• Gelen ve Giden evrak kayıtlarında sıra numaraları, her birim için sistem tarafından otomatik olarak verilmekte, işlem tarih ve saati sisteme kaydedilmektedir.
• Yazışmalara Ek’ te belgeler dijital olarak eklenmektedir. Gelen ve Giden evrak sayfalarında, ilgili Tab ekranlarında, Yazışma Ekindeki belgelere ait hiyerarşik, belge dolaşımı izlenebilmekte, belgenin hangi tarihte, hangi birim ve kullanıcı tarafından yazışmaya eklendiği izlenmektedir.
• Gelen evrak’ a ait diğer birimlere havale işlemleri otomatik olarak yapılmakta ve işlem esnasında, havale yapan birimin Giden evrak defteri, karşı birimin ise Gelen evrak defter kaydı otomatik olarak oluşmaktadır.
• Havale işlemleriyle ilgili olarak Birim yetkilisinin “Havale Onaylama” seçeneği vardır. Bu seçenek ile hazırlanan evraklar havale edilmeden önce elektronik ortamda birim yetkilisinin onayına sunularak işlem görmektedir.
• Sisteme girilen Gelen ve Giden evrak ile ilgili olarak “Gizlilik” ve “Önem Durumu” belirlenebilmekte, böylece yetki seviyelerine göre kullanıcıların ilgili yazışma içeriklerine ulaşmaları önlenebilmektedir.
• Gelen evrak kayıtlarına cevap olarak hazırlanan giden evrak yazışmalarında, cevaplanmamış giden evraklar sorgulanarak ilişki kurulmaktadır.
• Birimler tarafından oluşturulan giden evrak kayıtlarına karşılık olarak gelen cevap yazıları için kayıt yapılırken, ilgili giden evrak sorgulanarak ilişki kurulmaktadır.
• Yazışma kayıtlarına hızlı ulaşım amacıyla, Evrak No, Tarih, Gönderilen Yer gibi kriterlere göre sorgulama yapılmaktadır.
• 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı resmi gazetede yayınlanan “ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ” çerçevesinde yazışma metinlerinin oluşturulmasını sağlayan HTML Editörü kullanılmaktadır. Yazılar Giden evrak modülü ile entegre çalışmaktadır.
• Sistemde üretilen raporlar farklı formatlarda (Word,Excel,vb.) saklanabilmektedir.
• Kullanıcılar arasında yazılı mesaj sistemi bulunmaktadır. Kullanıcının Ana ekranında, gelen mesajların listesi bulunmakta, bunların okunup okunmadığı görülerek işlem yapılması sağlanmaktadır.
• Gelen ve Giden evrak kayıtlarına ait Kurum ve Birim bazında üretilen evraklar hakkında raporları alınmaktadır.
• Gelen Giden evrak konusunda, sisteme Onay mercii olarak tanıtılan kullanıcıların Ana ekranında, Onay bekleyen Yazışmalara ait Liste bulunmaktadır. Bu liste üzerinden ilgili yazışma metnine ulaşarak detayları inceleyip Onay işlemini gerçekleştirmesi sağlanmaktadır.

Daha fazla bilgi için formu doldurabilir yada firmamız ile iletişime geçebilirsiniz .